redazione
Ogni azienda ha una struttura organizzativa unica che riflette le sue dimensioni, la sua cultura e le sue esigenze. Se si vuole che un’organizzazione funzioni senza problemi, è importante che si abbia una struttura organizzativa adeguata. La struttura dell’organizzazione deve rispondere ad alcune domande. Quali sono le funzioni dell’azienda? Chi è responsabile di ciascuna funzione? Come comunicano tra loro? Come verranno prese le decisioni? Chi le prenderà? In che ordine vengono fatte le cose? Chi è responsabile del buon funzionamento di questi processi?
Una struttura adeguata alle funzioni
Una delle cose più importanti da fare quando si organizza un’azienda è definire una struttura organizzativa adeguata alle sue dimensioni. Una piccola azienda con circa 100 dipendenti potrebbe avere una struttura piatta, mentre una grande azienda con più di 1.000 dipendenti opererà molto probabilmente con una struttura gerarchica. Un’azienda di medie dimensioni si troverebbe meglio con un sistema a matrice.
Può esserci all’interno dell’organizzazione aziendale anche un Team Working, che si dedica ad una causa comune di intenti. Scopri di più sul Team Working, per comprendere esattamente di che cosa stiamo parlando.
Considerare le funzioni organizzative dell’azienda
Per iniziare a organizzare la vostra azienda, dovete considerare le funzioni organizzative dell’azienda.
La struttura organizzativa è il modo in cui un’azienda è organizzata. Definisce chi fa cosa e in quale sequenza all’interno della gerarchia di un’organizzazione. Ad esempio, se avete una piccola impresa con voi stessi e un’altra persona, la vostra struttura organizzativa potrebbe essere semplice: entrambi vi occupereste di tutto.
Tuttavia, se la vostra azienda si trasforma in una società internazionale con migliaia di dipendenti in diversi dipartimenti e uffici, le cose si complicano perché è necessario un sistema che permetta a tutti di sapere cosa devono fare senza che qualcuno glielo dica.
Per essere sicuri di scegliere la struttura organizzativa giusta per la vostra azienda, dovete prima capire le esigenze commerciali della vostra azienda.
Assicurarsi che ogni persona abbia una chiara comprensione della propria posizione
Ogni persona deve comprendere il proprio ruolo nell’azienda e la sua relazione con gli altri ruoli. È importante assicurarsi che i rapporti tra i dipendenti siano chiaramente definiti.
I dipendenti devono comprendere le loro responsabilità e la portata della loro autorità, nonché le aspettative dell’azienda nei loro confronti. Devono inoltre essere consapevoli di come devono comunicare con gli altri dipendenti, la direzione, i clienti e gli altri stakeholder dell’azienda.
Come organizzare l’azienda
Ora che si conoscono le basi, parliamo di come organizzare l’azienda. La struttura organizzativa più comune è quella detta “gerarchica”, in cui c’è una persona al vertice (l’amministratore delegato) e poi linee di autorità che scendono a cascata. Questa struttura può essere flessibile o rigida, a seconda delle esigenze della vostra azienda.
Se siete agli inizi e avete un team piccolo, forse è meglio optare per una struttura flessibile che consenta una maggiore autonomia ai dipendenti, a patto che producano risultati.
Il primo passo per organizzare la vostra azienda è determinare quanti livelli volete avere nella vostra organizzazione. Se siete agli inizi, è meglio iniziare con pochi livelli al massimo. Se gestite un’azienda più grande, potete avere più di un livello per ogni reparto (ad esempio, vendite, marketing).
Una volta stabilito il numero di livelli appropriato per la vostra azienda, il passo successivo consiste nel decidere il ruolo di ciascun livello e le mansioni che dovrà portare a termine.
Concentratevi sulla creazione di una gerarchia che sia facile da capire per i dipendenti e in cui la comunicazione fluisca senza problemi verso l’alto.
Assicuratevi che la gerarchia sia chiara. Un organigramma può essere d’aiuto in questo senso, ma è importante ricordare che anche se avete un buon organigramma, le persone avranno bisogno di una formazione su come funziona e su cosa fa ogni reparto prima di poter comunicare efficacemente attraverso la struttura organizzativa dell’azienda.
Creare un metodo chiaro per assegnare i compiti
Ci sono molti modi per farlo, ma c’è un metodo particolare che è utile per la maggior parte delle aziende. Il primo passo consiste nel creare un metodo chiaro per assegnare i compiti, stabilire e rispettare le scadenze, riferire i progressi e monitorare le prestazioni nel tempo. Questo vi consentirà di tenere traccia delle vostre azioni in modo da poterle modificare se necessario.
Il secondo passo è quello di collaborare con gli altri dipendenti della vostra azienda su questi metodi, in particolare con coloro che saranno responsabili della loro attuazione, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta dagli altri e come dovrebbero apparire le cose una volta completate.
Con il giusto piano e un po’ di lungimiranza, è possibile avere un’azienda organizzata che funziona in modo fluido ed efficiente.